ChatGPT au travail · Données, confidentialité et RGPD Confier vos données à ChatGPT, Claude ou Copilot : ce qui passe, ce qui reste chez vous.

Selon le SPF Économie, 24 % des PME belges utilisaient au moins une technologie d'intelligence artificielle en 2025, contre 16,4 % un an plus tôt. Statbel mesure 34,5 % parmi les entreprises d'au moins dix personnes. Ces chiffres comptent les usages déclarés par l'entreprise. Ils ne comptent pas le collaborateur qui ouvre ChatGPT sur son téléphone pour relire un mail difficile.

C'est pourtant ce cas-là qui pose la question des données. Dans la plupart des PME que je rencontre en Wallonie et à Bruxelles, l'IA est entrée par les personnes avant d'entrer par la direction : un compte gratuit, parfois personnel, un usage utile, et personne qui sait précisément ce qui a été collé dedans. Tant que le texte envoyé est une lettre type ou une description de produit déjà publique, le risque est faible. Dès qu'il s'agit d'un dossier client, d'un contrat, d'une fiche de paie ou d'un prix négocié, il faut savoir où va ce texte.

Un assistant d'IA est un service en ligne comme un autre : ce que vous y écrivez quitte votre ordinateur et arrive chez l'éditeur. La vraie question est contractuelle : qu'a-t-il le droit d'en faire, combien de temps le garde-t-il, et qui peut le lire.

1. 1

   1. Sert-il à entraîner le modèle ?

   Si oui, un extrait de votre texte peut, en principe, influencer les réponses faites plus tard à d'autres utilisateurs. Les éditeurs désactivent cet usage pour les comptes professionnels et le laissent souvent activé par défaut sur les comptes gratuits.

2. 2

   2. Qui peut le lire ?

   Des personnes relisent une partie des conversations pour améliorer le service ou contrôler les abus. Google l'écrit noir sur blanc pour l'application Gemini grand public ; OpenAI limite cet accès, pour les comptes professionnels, à des employés autorisés et à des prestataires tenus à la confidentialité.

3. 3

   3. Combien de temps est-il gardé ?

   De 72 heures pour une conversation temporaire chez Google à 18 mois par défaut pour l'activité Gemini, et jusqu'à cinq ans sous forme anonymisée chez Anthropic quand l'utilisateur autorise l'entraînement. Un compte professionnel donne en général la main à l'administrateur sur cette durée.

Ces trois réponses dépendent moins de la marque de l'assistant que du type de compte. Un compte gratuit ouvert avec une adresse personnelle et un compte d'entreprise couvert par un contrat de sous-traitance n'offrent pas les mêmes garanties, même pour le même outil et le même texte.

Le tableau résume les engagements publiés par les quatre éditeurs les plus présents dans les PME, tels que je les ai lus le 30 octobre 2026. Chaque ligne renvoie à sa source ; une relecture est prévue à chaque mise à jour de ce guide.

Sources : OpenAI et sa page Enterprise privacy, Anthropic pour les comptes personnels et professionnels, Microsoft, Google pour l'application Gemini et pour Workspace. Les quatre éditeurs disent la même chose avec des mots différents : le compte d'entreprise protège, le compte gratuit expose.

Le compte professionnel ne rend pas tout permis. Il déplace la responsabilité : l'éditeur devient votre sous-traitant, et vous restez responsable de ce que vos équipes y mettent.

Avant toute charte et toute formation, cinq gestes règlent la majorité des situations. Ils se font depuis les paramètres des outils, sans intervention d'un informaticien.

1. 1

   1. Couper l'entraînement sur les comptes personnels

   ChatGPT : Paramètres, Contrôles des données, désactiver « Améliorer le modèle pour tous ». Claude : réglages de confidentialité, désactiver l'amélioration du modèle. Gemini : désactiver la conservation de l'activité, ou travailler en conversation temporaire.

2. 2

   2. Passer les usages réguliers sur un compte d'entreprise

   ChatGPT Business, Claude for Work, Copilot avec le compte Microsoft 365 du travail, ou Gemini dans Workspace. Le contrat de traitement des données existe alors, et l'administrateur voit qui utilise quoi.

3. 3

   3. Activer la double authentification

   Un assistant garde l'historique des conversations. Un mot de passe seul protège donc des mois d'échanges, parfois avec des extraits de dossiers.

4. 4

   4. Réserver la conversation temporaire aux sujets sensibles

   Quand une donnée doit passer malgré tout, le mode temporaire ou privé limite la conservation et exclut l'entraînement chez les trois éditeurs qui le proposent.

5. 5

   5. Tenir une liste des outils autorisés

   Une page, mise à jour quand un outil entre ou sort. Elle évite les comptes ouverts sur un coup de tête et les extensions de navigateur dont personne ne connaît l'éditeur.

Ces réglages se refont à chaque nouveau collaborateur et à chaque changement d'outil. Je les intègre au premier bloc de la formation IA, parce qu'une règle que l'équipe a appliquée elle-même tient mieux qu'une règle reçue par mail.

La règle la plus efficace que je connaisse tient en une question : « Si ce texte se retrouvait chez un concurrent ou chez le client concerné, que se passerait-il ? ». Elle classe l'information en quatre zones, qui décident de ce qui peut entrer dans un assistant et avec quel compte.

La zone des données personnelles mérite une précision. Le RGPD n'interdit pas de les traiter avec un outil d'IA : il demande une base légale, un contrat avec le sous-traitant (article 28), des mesures de sécurité (article 32) et le strict nécessaire (article 5, principe de minimisation). Un mail de client reformulé dans ChatGPT Business, sans son nom ni son numéro de police, respecte ces règles. Le même mail, intégral, dans un compte gratuit personnel, ne les respecte pas.

• L'erreur la plus fréquente : coller un tableau entier « pour gagner du temps » alors que trois colonnes suffisent. Le modèle répond aussi bien avec moins.
• La plus coûteuse : un document sous accord de confidentialité envoyé à un service dont les conditions autorisent l'entraînement. Le contrat avec votre client, lui, ne le permettait pas.
• La plus discrète : l'extension de navigateur qui « lit la page pour vous ». Elle lit aussi la messagerie ouverte dans l'onglet voisin.

Trois textes encadrent l'usage d'un assistant d'IA dans une entreprise belge. Le RGPD s'applique dès qu'une donnée concerne une personne identifiable : l'entreprise est responsable du traitement, l'éditeur est son sous-traitant quand un contrat le prévoit, et une fuite doit être évaluée et, le cas échéant, notifiée à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures (article 33). L'Autorité de protection des données rappelle que ces principes valent pour les systèmes d'IA et publie une brochure d'information sur les systèmes d'IA et le RGPD.

L'AI Act ajoute, depuis le 2 février 2025, une obligation de maîtrise de l'IA (article 4) : l'entreprise qui fait utiliser un système d'IA à son personnel doit veiller à ce qu'il en comprenne le fonctionnement et les limites. Pour une PME qui utilise des assistants généralistes, cela se traduit par une formation adaptée aux usages réels, dont ce guide détaille la portée pratique.

Enfin, la CNIL, dont les recommandations font référence dans toute l'Europe francophone, demande depuis juillet 2024 de ne pas déployer une IA générative sans but précis, de définir une liste d'usages permis et interdits, dont « ne pas fournir de données personnelles au système », de former les utilisateurs et de vérifier si le prestataire peut réutiliser les données fournies. C'est, à peu de chose près, le plan de ce guide.

Aucun de ces textes n'exige un juriste pour une PME de dix personnes. Ils exigent une décision écrite, une liste d'outils, une formation et une personne à qui signaler un doute. La charte IA que je propose tient en douze règles.

Exemple fictif, construit à partir de situations rencontrées chez des courtiers et des agences. Un client écrit un long mail mécontent : un sinistre traîne, il menace de changer de courtier. La gestionnaire veut répondre vite et bien, et pense à ChatGPT.

1. 1

   1. Le bon compte

   Elle ouvre le compte ChatGPT Business du bureau, pas son compte personnel. Le contrat de traitement existe, l'entraînement est désactivé, l'administrateur garde la main sur l'historique.

2. 2

   2. Le strict nécessaire

   Elle ne colle pas le mail. Elle écrit : « Un client attend depuis trois semaines le règlement d'un dégât des eaux, l'expert a tardé, il menace de partir. Rédige une réponse qui reconnaît le retard, explique la prochaine étape et propose un appel. » Aucun nom, aucun numéro de police, aucun montant.

3. 3

   3. La vérification

   Elle relit la proposition, corrige ce que l'assistant a supposé (la date de l'expertise, le ton), ajoute ce qu'elle seule sait, puis l'envoie depuis sa messagerie habituelle. L'assistant a fait gagner dix minutes, pas pris la décision.

4. 4

   4. La trace

   La réponse envoyée et sa date sont dans le dossier du client, comme pour n'importe quel courrier. Rien n'est à retrouver dans un historique de conversation.

Le même scénario avec le mail intégral, collé dans un compte gratuit ouvert avec une adresse privée, expose le nom du client, son adresse, son sinistre et la relation commerciale. Rien de spectaculaire ne se passe dans l'immédiat ; c'est précisément ce qui rend l'habitude dangereuse.

Je ne vends pas d'outil et je ne touche pas à vos moyens de paiement. Je mets de l'ordre dans ce que vos équipes font déjà, avec trois livrables qui se suffisent à eux-mêmes.

• Un état des lieux en 30 minutes : les comptes utilisés, les données qui y passent, les trois réglages ou règles qui changent le plus. C'est le contenu de l'appel offert, et il suffit souvent.
• Une charte applicable : la charte IA en douze règles, adaptée à vos métiers et à vos outils, avec la liste des usages permis et interdits que demande la CNIL.
• Une formation en blocs de deux heures : la formation IA fait travailler l'équipe sur ses propres cas, règle les comptes pendant la séance et laisse les consignes écrites. Pour une PME qui veut aller plus loin, le diagnostic IA hiérarchise ensuite les usages qui valent la peine.

Je travaille avec les mêmes règles chez moi : comptes professionnels, entraînement désactivé partout, aucun document de client dans un assistant sans anonymisation, et un espace sécurisé pour nos échanges. C'est décrit dans comment je travaille.